Voorbeeld uit de praktijk

Voorbeeld werkpraktijk Manon PepersHieronder schets ik uitgebreid een voorbeeld van een individueel traject uit mijn werkpraktijk. Het voorbeeld bevat elementen uit verschillende trajecten, om de privacy van mijn cliënten te waarborgen.

In dit voorbeeld is mijn cliënt een zzp’er, maar dit traject is vergelijkbaar met individuele trajecten met particulieren of met medewerkers binnen een bedrijf of organisatie.

De onderwerpen kunnen per traject verschillen, evenals de accenten die gelegd worden. Het gaat hier om het totaalbeeld, en dat geeft een goed beeld van het verloop van zo’n traject.

Probleemschets

Zzp’er met kantoor aan huis

Een vrouw van 45 vraagt mij om advies m.b.t. haar werk(plek)organisatie, planning en prioriteiten stellen en balans werk-privé. Ze is zzp’er en heeft sinds een aantal jaren een eigen communicatie-adviesbureau. Ze woont samen met haar vriend en heeft geen kinderen. Ze heeft haar kantoor aan huis. Ze is inhoudelijk goed in haar vak en weet waar ze het over heeft; haar bedrijf loopt qua aantal opdrachten vrij goed. Tot zover lijkt er niks aan de hand.

Praktisch-organisatorische problemen

Praktisch-organisatorisch loopt het in haar werk (en ook privé) echter vaak spaak. Ze heeft geen goed administratief systeem; als ze een factuur moet versturen aan een opdrachtgever, kan ze niet meer achterhalen hoeveel uren ze kan declareren. Dit kost haar omzet.

Op haar werkplek is ze vaak dingen kwijt, en ze kan soms e-mails over gemaakte afspraken met opdrachtgevers niet meer terugvinden. Ze verspilt dagelijks kostbare tijd en energie in terugkerende werkprocessen, omdat ze dingen niet handig aanpakt (en ook niet de tijd neemt om een andere oplossing te bedenken).

Scheve balans werk-privé

Ook op het gebied van plannen en prioriteiten stellen loopt het niet lekker: ze plant steevast te optimistisch en zegt overal ‘ja’ op. Hierdoor brengt ze zichzelf in de problemen;  ze werkt vaak in het weekend door. Haar privé-leven staat daardoor onder druk, en haar vriend klaagt regelmatig dat ze nooit meer iets samen doen. Wandelingen met haar vriend in het bos, schilderen, afspreken met vrienden: ze komt er gewoon niet meer aan toe.

Aantasting zelfvertrouwen door gebrek aan organisatie

Aantasting zelfvertrouwen door gebrek aan organisatieZe voelt dat de basis van haar bedrijf wankelt, omdat ze haar zaken niet goed op orde heeft. Hoewel ze weet dat ze inhoudelijk goed is in haar werk, wordt ze onzeker omdat ze steeds maar geen grip krijgt op de organisatorische kant van haar bedrijf en haar privé-leven. Dat ondermijnt haar zelfvertrouwen en kost haar dagelijks energie.

Ze voelt zich regelmatig moe en gestrest, ook omdat ze onvoldoende vrije tijd heeft om goed op te laden. Ze wil echt veranderen, en een leven gaan leiden dat meer in balans is.

Een individueel traject van 6 dagdelen

Werk aan de winkel dus! We spreken een individueel traject af van 6 sessies af om de bovenstaande zaken aan te pakken en een stevige basis voor verandering te leggen.

Ik mail haar als voorbereiding  voor het traject een handleiding met daarin alvast een heleboel praktische handvatten m.b.t. alle zaken die we zullen gaan aanpakken. Alle 6 sessies vinden plaats op haar kantoor.

Werkplekorganisatie: alles een logische plek

Allereerst gaan we aan de slag met de organisatie van haar werkplek: het geeft altijd goede moed om een zichtbaar effect te hebben, dus dat is een prima start. Ik licht mijn systeem met de 5 O’s toe:

  1. Organiseren: eerst nadenken over categorieën, dan pas aan de slag.
  2. Overzicht krijgen: per categorie alles samenbrengen, zodat je ziet wat je hebt.
  3. Opruimen: keuzes maken per categorie: wat wil je houden, wat mag er weg?
  4. Opbergen: nu het volume per categorie duidelijk is, kun je beslissen over het opbergen.
  5. Onderhouden: pas als de eerste 4 O’s doorlopen zijn, is het zinvol om te praten over routines.

We kijken welke zaken er op haar bureau liggen, en welke daarvan daar niet thuishoren. Ze bepaalt welke papieren en voorwerpen op haar bureau een plek moeten krijgen, en welke op een andere plek op haar kantoor, daarmee gaan we aan de slag. Hetzelfde doen we voor haar ladenblok.

Dan organiseren we alle losse papieren die op stapels op haar bureau liggen, en opgestapeld in een niet functionerend brievenbakken-systeem. Ik denk met haar mee over een slimme categorie-indeling van een brievenbakkensysteem, passend bij haar werk en persoon.

Aan het eind van deze eerste sessie ziet haar bureau er al heel wat beter uit. Ze is flink aan het denken gezet over wat er niet werkt in haar huidige aanpak en werkwijze. We spreken af dat ze zelf verder gaat met het organiseren van haar werkplek en alvast een start maakt met het opruimen van haar kast.

De sleutel om op orde te komen: categorieën

Categorieën geheim van organizerDe tweede sessie vertelt ze dat ze na de eerste keer goede energie heeft gekregen, en al van alles heeft weggegooid uit haar kantoor-kast (en trouwens ook haar woonkamer heeft opgeruimd). Ze ervaart meer rust als ze haar werkkamer binnenkomt en heeft meer overzicht.

We bedenken nu ook voor haar kast samen een logische indeling. Elke plank krijgt een goede bestemming, en ik adviseer haar hoe ze allerlei papieren, werkproducten en vakliteratuur het beste kan categoriseren (alles soort bij soort) en kan opbergen.

We praten over de voor- en nadelen van ordners, tijdschriftencassettes, hangmappen en archiefdozen. We maken zoveel mogelijk gebruik van wat ze al heeft, maar al snel blijkt dat ze ordners tekort komt. Die zal ze snel aanschaffen, zodat we verder kunnen.

Het denken in termen van categorieën blijkt voor haar nieuw te zijn, en geeft opeens veel meer structuur en overzicht. We gaan vervolgens aan de slag met haar administratie. Ook daar bedenken we samen een eenvoudige hoofdstructuur in categorieën, met daaronder subcategorieën. Vervolgens gaan we die structuur invullen met haar administratie die nu nogal onhandig is ingedeeld.

Korte-termijn-gemak i.p.v. langere-termijn-oplossingen

Al werkend valt het me op dat ze zich er soms snel vanaf maakt, en de neiging heeft om als ze even niet weet onder welke subcategorie een papier valt, het maar ergens bij te stoppen. Ze vindt papieren uitzoeken vervelend, en ze heeft op dit vlak ook nog achterstallig onderhoud.

Maar een nieuwe structuur gaat alleen werken als je hem vanaf het begin goed bijhoudt; goed denkwerk is nodig om tot verandering te komen, en dat kost soms net even iets meer moeite omdat je een knoop moet doorhakken. Onder welke subcategorie valt dit? Ontbreekt er nog een subcategorie of kan er iets worden gecombineerd? Het is nu een tijdsinvestering om dat denkwerk te doen, maar die betaalt zich later dubbel en dwars terug.

Ik benoem dat patroon, en ze herkent wel dat dat een terugkerend iets is in haar werkwijze.  Ze kijkt liever vooruit en is bezig met ‘leuke’ dingen in plaats van tijd en aandacht te investeren in het bedenken van een blijvend goede oplossing. Terwijl ze ook wel ziet dat dat geen oplossing is, het is vluchtgedrag.

Aan het eind van de tweede sessie is de administratie gedeeltelijk uitgezocht, en we spreken af dat ze er zelf mee verder gaat tot de volgende sessie over twee weken. In die periode zegt ze daar wel tijd voor te hebben.

Niet toekomen aan voorgenomen taken

Terugval in opruimprocesDe derde sessie start moeizaam. Mijn cliënte is niet toegekomen aan het verder uitzoeken van de administratie, maar heeft me dat jammer genoeg tussentijds niet laten weten. Dan had ik haar telefonisch nog even kunnen oppeppen, of ik had met haar mee kunnen denken over een aangepaste planning.

Wat is er gebeurd? Ze had haar eigen werkvoorraad veel te optimistisch ingeschat en had een belangrijke taak niet in haar agenda gezet. Daardoor kwam ze in tijdnood. En ze liep er opnieuw tegenaan dat ze die papieren-uitzoekerij toch wel érg vervelend vindt en er tegenop ziet.

Met het bijhouden van de werkplek en de brievenbakjes gaat het redelijk. Het nieuwe systeem is wel wennen, maar het werkt goed en ze ziet er de voordelen van. Nu nog de discipline om het goed bij te houden, daar gaan we het later in het traject nog over hebben.

Realistisch plannen en de juiste prioriteiten stellen

De meest logische stap om nu te zetten is om deze sessie te beginnen met plannen en prioriteiten stellen. We bespreken de basisbeginselen van realistisch plannen, en vertalen die meteen naar haar werk en privé-leven.

Al snel wordt duidelijk dat ze altijd te krap plant, geen tijd inplant voor voorbereiding en afronding, en afspraken pal op elkaar plant waardoor ze bij voorbaat al een probleem heeft. Ze zet in haar agenda wel afspraken met externen, maar werk dat ze zelf op kantoor moet doen zet ze er niet in. Ook administratieve taken staan niet in haar agenda. Daardoor lijkt haar agenda leger dan hij in werkelijkheid is.

We bespreken hoe ze dat kan verbeteren. Ik adviseer haar om één takenlijst bij te houden op één plek (niet een verzameling losse briefjes her en der) om zo overzicht te krijgen over haar werkvoorraad.

Aan de hand van het bekende prioriteiten-schema van Eisenhower, over het verschil tussen ‘urgent’ en ‘belangrijk’ worden haar meteen een paar dingen duidelijk: ze maakt regelmatig dingen urgent die dat feitelijk niet zijn. En ze anticipeert te weinig waardoor ze vaak achter de feiten aanloopt. Ik adviseer haar hoe ze dit kan veranderen.

Vaak valt het mee als je eraan begint

Na een pauze maken we samen de administratie af. Het valt haar op dat het eigenlijk erg meevalt als ze eenmaal bezig is; in haar hoofd was het een taak die alsmaar groter en moeilijker werd (dat krijg je vaak als je dingen uitstelt!). En ze constateert dat het makkelijker is om het samen te doen dan om het alleen te moeten doen.

Dat heeft er vast mee te maken dat ik doorga tot het helemaal áf is, en niet stop als het even wat moeilijker wordt. Ik noem dat de ‘doorpakenergie’: ook als het minder leuk is, of als je een beetje moe bent, toch de belangrijkste dingen afmaken en je aan je afspraken houden (en lukt dat niet: tijdig communiceren).

We spreken af dat ze de komende weken gaat oefenen met het nieuwe planningssysteem, en het schema met de prioriteiten paraat houdt.

Geen ‘nee’ durven zeggen

Geen nee durven zeggenDe vierde sessie beginnen we met te bespreken hoe het gegaan is met de nieuwe planningsaanpak en het stellen van andere prioriteiten. De vorige sessie heeft veel inzicht gegeven, en ze is serieus aan het uitproberen. Het gaat met vallen en opstaan, de ene dag lukt het beter dan de andere dag. Dat is overigens volstrekt normaal: iets nieuws leren gaat zelden in een steile curve naar boven: het is een proces.

Ze merkt dat het veel rust oplevert om serieus aandacht te besteden aan haar planning. Het prioriteiten stellen is weerbarstiger: prioriteiten stellen = keuzes maken = vaker ‘nee’ zeggen. En dat is nou net niet haar sterkste kant. We bespreken waarom ze dat lastig vindt, en al pratend blijkt dat ze bang is dat anderen haar niet meer zien zitten als ze haar grenzen stelt.

Hier hebben we een belemmerende overtuiging te pakken! Er zijn nu twee mogelijkheden: ze kan gaan uitproberen wat er gebeurt als ze vaker ‘nee’ gaat zeggen, wat ik haar aanraad (gewoon maar doen, ook al is het spannend). En ik kan haar helpen om haar belemmerende overtuiging op waarheid te onderzoeken.

Want dat is het punt met belemmerende overtuigingen: het zijn slechts gedachten, geen feitelijkheden. Helaas gaan we er doorgaans vanuit dat ze wáár zijn. Hier is ze wel voor in, en we spreken af om in de volgende sessie met de methode The Work aan de gang te gaan, om de overtuiging te onderzoeken.

Mappenstructuur e-mail-inbox

We gaan vervolgens achter de laptop zitten om de e-mail te bekijken. Het valt me op dat er een erg uitgebreide mappenstructuur is met heel veel submappen, die nogal rommelig en onrustig oogt. Desondanks kan ze niet alle binnenkomende e-mails kwijt. Zonder sluitende mappenstructuur is het bijna onmogelijk om je e-mail goed bij te houden.

We beginnen dan ook met het benoemen van de benodigde hoofdcategorieën en een beperkt aantal subcategorieën. Dan gaan we mappen aanmaken, hernoemen, samenvoegen en verwijderen om de nieuwe structuur in te voeren. Na een paar uur oogt de inbox al meteen een stuk rustiger.

Daarna moet een aantal mappen nog verder opgeschoond worden, maar dat is iets wat mijn cliënte prima zelf kan doen. We spreken af dat ze dat inplant voor de komende periode: steeds één map per keer in een loos half uurtje.

Routine voor e-mail-afhandeling

Nu er een goede mappenstructuur is, gaat het erom de binnenkomende e-mail goed af te handelen. Ik adviseer mijn cliënte om een sluitend afhandelsysteem te gaan toepassen waarin er geen e-mails meer tussen wal en schip kunnen vallen. Dat geeft rust en overzicht, en ze voorkomt hiermee dubbel werk (‘had ik deze e-mail nou al beantwoord of nog niet?’).

Vervolgens hebben we het over routines m.b.t. het omgaan met binnenkomende papieren post. Daarvoor geldt precies hetzelfde principe als voor e-mail. De komende weken gaat mijn cliënte hiermee aan de slag.

Te optimistisch plannen

Te optimistich plannenDe vijfde sessie bespreken we allereerst hoe het is gegaan met het nieuwe e-mail-afhandelsysteem. Dat blijkt mijn cliënte heel goed af te gaan, het kost weinig moeite om het op de nieuwe manier te doen. Alleen het verder opschonen van de e-mailmappen is niet zo opgeschoten als gepland.

Ik vraag haar waar dat aan ligt. Het blijkt dat ze nog steeds de neiging heeft om te optimistisch te plannen, en soms vergeet dingen in haar agenda te zetten. Optimisme is een mooie kwaliteit, maar teveel ervan wordt al snel een valkuil, leg ik uit aan de hand van het kernkwadrant.

Dit is aanleiding om opnieuw te gaan kijken naar haar planning, en wat er nog te verbeteren valt. Met de takenlijst, agenda en werkvoorraad uit de e-mail bij de hand, kijken we wat er anders kan.

‘Als ik ‘nee’ zeg, zien mensen me niet meer zitten’

We pauzeren even, en gaan dan zoals eerder afgesproken aan de slag met de belemmerende overtuiging ‘Als ik ‘nee’ zeg, dan zien mensen me niet meer zitten’. The Work is een eenvoudige en doeltreffende methode om gedachten, oordelen en overtuigingen op waarheid te onderzoeken.

De eerste vraag is ‘Kun je zeker weten of het waar is?’,  gevolgd door ‘Kun je absoluut zeker weten dat het waar is?’. Daarna volgen de vragen ‘Wie ben je als je deze gedachte hebt?’ en ‘Wie zou je zijn zonder die gedachte?’. De methode is er op gericht om je op een zachtaardige manier los te maken van je vastgeroeste gedachtenpatronen.

De Work-sessie heeft zichtbaar en voelbaar effect. Ik zie mijn cliënte opklaren, het lijkt alsof er een last van haar schouders is gevallen. Dat bevestigt ze ook. Het is altijd prettig als de waarheid vriendelijker blijkt te zijn dan je dacht. Dus: is het waar dat mensen je niet meer zien zitten als je ‘nee’ zegt? Nee!

Het mooie van The Work is dat het geen puur rationele methode is, ook al lijkt dat in eerste instantie wel zo te zijn. Daarom werkt het dieper door dan alleen maar op het niveau van je verstand.

Routines in het werk om tijd en energie te besparen

We ronden de sessie af met kijken naar de werkprocessen van mijn cliënte. Wat vind ze zelf niet lekker lopen, waar verspilt ze tijd en energie? Wat zijn contraproductieve gewoontes die ze heeft in haar werk? We kiezen twee zaken uit die -als die lekker zouden lopen- het meeste zouden opleveren: de werkplek op orde houden en administratie op gezette tijden afhandelen (inclusief facturering).

We bespreken wat ze zou kunnen doen om dit beter te laten verlopen, en ze gaat dit de komende tijd uitproberen. We spreken af dat we de laatste sessie wat verder in de tijd plannen, om mijn cliënte de tijd te geven e.e.a. uit te proberen.

Positief effect van de Work-sessie

Patronen herkennen gedragDe Work-sessie blijkt een groot effect te hebben gehad. Mijn cliënte vertelt dat ze de week na de Work-sessie een heel licht, opgelucht gevoel heeft gehad (belemmerende overtuigingen liggen zwaar op je gemoed, dat klopt). Ze voelt zich nu minder bevreesd om haar grenzen te stellen. Nu ze dat wat vaker doet, blijkt dat mensen het meestal gewoon van haar accepteren. Daardoor krijgt ze nieuwe ervaringen en kan ze andere prioriteiten stellen. Dat heeft een positief effect op haar planning.

Het is uiteraard een proces; The Work is geen tovermiddel en mensen veranderen niet van de ene op de andere dag volledig. Maar het doorbreekt iets, het zet iets in gang.

Terugblik en stand van zaken nu

We vervolgen de sessie met het langslopen van alle zaken die in de eerdere sessies aan bod zijn gekomen. Hoe loopt het nu? Waar liggen nog uitdagingen? Waar is ze wel en niet tevreden over? Waar kan ik nog helpen of adviseren?

Er is veel in gang gezet. De werkplek en de e-mail gaan redelijk goed. Planning blijft ze lastig vinden, maar ze is zich inmiddels veel bewuster van haar patronen, wat grote winst is. Alles bij elkaar is er veel meer rust, overzicht én bewustzijn gekomen in toch relatief korte tijd. Het lastigste vindt mijn cliënte het veranderen van haar contraproductieve gewoontes. Ze vervalt als ze niet uitkijkt in haar oude patronen.

We besluiten in deze laatste sessie nog te focussen op de planning en het stellen van prioriteiten, en op de contraproductieve patronen.  Nadat we nog wat puntjes op de plannings-i hebben gezet, praten we nog verder over het stellen van prioriteiten.

Balans werk-privé

Ik adviseer haar over het stellen van prioriteiten in haar werk-privé-balans: ontspanning is net zo goed een prioriteit als werk. Wie moet het werk doen als je opgebrand bent omdat je zoveel uren maakt? Ik vraag haar wat ze minimaal zou willen doen in haar privé-leven aan leuke dingen, hobby’s, ontspanning en sociale contacten. Waar ligt haar focus?

Ze benoemt een aantal dingen die ze toch echt wekelijks wil doen. Dat helpt om te focussen op wat wérkelijk belangrijk is. Dat gecombineerd met een beter georganiseerde werkaanpak zal haar helpen om een leven te leiden waarin werk en privé meer in balans zijn.

‘Ik hoef alleen dingen te doen die ik leuk vind’

Belemmerende overtuigingen doorbrekenWat betreft de contraproductieve patronen constateren mijn cliënte en ik dat haar patroon ‘liever korte termijn-gemak dan lange-termijnoplossingen’ hardnekkiger is gebleken dan ze had gedacht. Ze is zich nu veel meer van dit patroon bewust. Ze vraagt wat we hier nog mee kunnen doen deze laatste sessie.

Ik vraag wat door, en we komen erop uit dat ook hier een belemmerende overtuiging in het spel is, namelijk: ‘Ik hoef alleen dingen te doen die ik leuk vind’. Dat leent zich prima voor nog een Work-sessie. Dit doen we, en ook nu geeft de sessie inzicht en opluchting. Daarna ronden we het traject af.

Mijn cliënte is blij dat we dit traject hebben gedaan, ze heeft er veel aan gehad, en ervaart nu veel meer rust. Het is haar wel duidelijk dat dingen niet vanzelf veranderen, daar moet je echt iets voor doen.

Onderhoudstraject

Na afloop van het traject spreken we nog een onderhoudstraject af, van drie korte sessies, gefaseerd in de tijd. Dat geeft mijn cliënte een stok achter de deur, en de mogelijkheid om eventuele terugvallen te bespreken en nog aanvullend advies te krijgen.

Meer lezen over het aanbod van Manon Pepers Professional Organizing? Klik hier.